2005年05月18日
会議でのコミュニケーション技法
コミュニケーションとは?
→相手への気配りのサービスである。

議論の目的は?
→相手と自分の意見の差を埋め提言をまとめる事。
問題抽出→議論→提言→行動

出だしでつまずいていないか?
始めに相手の関心を引き、信頼関係を築き、目的を明確にする
次に本論:結論、数値、根拠などの順
最後にポイント再確認、相互の関連性、謝辞


相手に「何故?」という思考を起こさせていないか? 
→例:○○の目的のために○○したい。

曖昧さがないか?
→結論が先、根拠理由は後。説明・結論は、簡単・明確に。
最初に、「何が問題なのか」をはっきりさせる。

声が小さくないか?沈黙していないか?
→自分の言葉で明るく声は大きく。沈黙は消極的賛成。
レジュメや資料に頼りすぎていないか?

相手の理解スピードと合っているか?言いっ放しでないか?
→相手の反応を見ながら聞きたいことを話す。質問を引出す。

主観的・感情的になっていないか?
→数値や実例、比較で客観性・相対性を持たせる。
→最もそうな意見(ステレオタイプな固定観念や常識、偏見、権威追随、論理の飛躍)に引っ張られないいないか。具体的なデーターやトレンド・現実を意見に加えて判断材料を提供する。

論理的な話し方になっているか?
要素は数値・論拠・主張。帰納法的な話し方は数値→論拠→主張、の順。三段論法による話し方は論拠→数値→主張、の順。

数値:統計、専門家の意見、時期、時系列データ
論拠:一般性、傾向、原理原則
主張:推論、提案、意見

個別攻撃、自分の意見が曖昧になっていないか?
→事実と意見、人格と議論を明確に区別する

無関心・退屈・睡魔になっていないか?
→ユーモア・お笑いで和ませる。傍観者の心を掴む。
場の空気を読む。例:TPO(time時, place場所, occasion状況)をわきまえていないな・・・、後で資料読めば充分・・・、早く終わらないかな、興味が無いつまらん、など。
相手の知りたいことを聞き、その部分を面白く深く話してみる。

会議のための会議になっていないか?
→説得(情熱・信頼・論理)の目的=心に訴え+行動に移させる。導くべき結論は具体的な行動計画(アクションプラン)。

結論を導いても実行に移されない場合には?
→どうしてやる必要があるのかが浸透していない。数値目標や展望が見えていない。

ホウレンソウ(報告・連絡・相談)は何のためにあるのか?
→信頼関係を作るため

メッセージの伝え方の基本構文
→事実報告→客観的評価→提言提案、の順番

強い立場や強い言い方に流されやすい、コロコロ変わってしまうのだが?
→企業理念、社会規範、人生哲学、に基づいた首尾一貫した主張展開や正義の見極めをする。理念無き意見や議論は崩れやすい。

反論を想定してあるか?
→典型的な反論パターン例:根拠は?、情報源は?、基準は?、正当性は?、優先度は?、デメリットは? 必要性は? 問題点は? 実現性は? 対案は? etc.

感情的になりがち、しっくりいかないなときは?
→相手の意見の良いところを見つけ褒める。
自分の意見の劣っているところを気づいたら謝る。

→大切なのは「説得」ではなく「納得」と「共感」。

→一方的に教えたり指摘したりして「劣等感を与えることではなく」のではなく「自身で気づいてもらう」。
謙虚な姿勢と相手の自尊心に対する気配りの心を持つこと。

反論された場合には?
→反論側の利点、長所を見つけ、取り込んでよりよい結論を導く。反論はより完成度の高い提案にするためのチャンスだと思うこと。

議論が平行するときは?
→どうしても意見の差が埋まらない場合は、結論を出さず、両論併記の上、双方が納得する第三者に判断を委ねる。

一般論、総論賛成各論反対、スローガンで終わっていないか?
→具体的なメリット、目標数値設定を入れる。

相手をイライラさせていないか?
→割ける時間を事前に確認する。
前置きは短く無駄な言葉を減らす。
単刀直入に簡潔に話す。
相手の興味を引くキーワードを織り込む。
質問を引き出す。etc.

クリティカル・リスニング手法を理解しているか?
→相手の目標、主張、根拠への理解、検証しながら話すこと。
要するに聴き上手は話し上手。クリティカルの意味は検証。

アクティブ・リスニング手法を理解しているか?
→問題意識を共有して積極的に傾聴すること。消化、メモ、気づき、うなずき、展開、応用などをしながら聴く。的確性。

すぐに思い込みで答えていないか?
→質問の主旨や意図をよく察すること。例えば事前に根回しがされすでに決定済みの内容について追認や報告の意味で形式的に質問の場が設けられているだけの場合もある。
文化性の違いにも留意する必要がある。例:日本では調和が第一、欧米では自分の意見を持っていることが第一。

提案により説得力を持たせるには?
→優位性があるか、差別化ができてるか、費用対効果があるか、の3ポイントをチェック。予め反論への下準備として、ちょっとした改良で済まないのか、デメリットを考えているか、メリットを過大評価してないか、などをチェック。

説得方法にパターンはあるのか?
→メリットとは相手にとってのメリットではなくてならない。

一面提示方式:メリットだけを順次ひたすら強調。
両面提示方式:メリット・デメリットを両面説明
クライマックス方式:メリットを一通り説明の後、今なら・・・とか、残り○台・・・と最後にもう一押しするやり方。
アンチクライマックス方式:最初に盛り上げて、後からメリットを順次説明していくやり方。

→榊博文慶応大学教授による分類
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